В серпні 2024 відбулася крутизна подія - курс МетаСпільноти та ІЛУ УКУ “Як будувати спільноти?” для тих, хто робить спільноти. Ми збиралися як оффлайн у Львові так і в Zoom для зустрічі з експертами онлайн.

Одна з доповідей була присвячена організації івентів, а саме моментів, що вартує врахувати в Community Event Management. Експертка Анна Головченко поділилася своїм досвідом, а наш ко-орг Алла Ждань доповнила та оформила список того, що точно треба не забути врахувати.

Завантажуйте його через Notion або за посиланням нижче і використовуй як чекліст для підготовки до відпустки щоб не забути взяти все необхідне і відвідати все найцікавіше! Enjoy!

Чекліст влючає списки того, що робити:

• До івенту
• В день івенту
• Після івенту

До івенту

• Визначення мети івенту:
Навчання
Нетворкінг
Розваги

• Хто є цільовою аудиторією?
спільнота внутрішня
спільнота зовнішня
гібрид
початківці
середній рівень
досвідчені

• Розробка концепції:
• Оберіть тип івенту:
Офлайн
Онлайн
Гібридний

• Визначити критерії чи метрики успіху вашого івенту:
Кількість зареєстрованих
Кількість фактичних відвідувачів
Кількість учасників, що залишилися до кінця
Активність під час події
Оцінка в фідбек формі та її кількість

• Оберіть формат:

• Визначте:
Тривалість
Місце проведення
Час початку
Час завершення

• Планування та підготовка:
Детальний план програми івенту (для організаторів)
Детальний план програми івенту (для експертів)
Детальний план програми івенту (для учасників)

• Залучіть:
Відповідальні особи за роботу зі спікерами: ...............................................
Контакти спікерів

месседжер спікера #1	номер телефону	імейл

месседжер спікера #2	номер телефону	імейл

Відповідальні особи за роботу з модераторами: ...............................................
Контакти модераторів

месседжер модератора	номер телефону	імейл

Відповідальні особи за роботу з фотографами: ...............................................
Контаки фотографів

номер телефону	номер телефону	імейл

Відповідальні особи за роботу з тех спеціалістами: ...............................................
Контакти тех спеціалістів

• Організуйте реєстрацію учасників.
Google Form
Typeform
Форма закривається автоматично (дата/час) ........................
Ліміт по кількості учасників
Текст для підтвердження реєстрації (окремим листом чи автоматичним текстом після заповнення форми)

• Проговоріть умови з партнерами та спонсорами:
• Відповідальна особа за роботу з партнерами: ...............................................
Харчування
Розваги
Точка з мерчем
Розташування брендволу

• Комунікація:
• Відповідальна особа за комунікації: ...............................................
1. Проінформуйте учасників про деталі івенту:
Дата
Місце
Формат
2. Зазначте, що учасники отримають після івенту:
Матеріали
Презентація спікера
Посилання з презентації спікера
Записи
3. Надішліть нагадування про подію
за день
за годину

• Логістика:

Переконайтеся, що всі необхідні ресурси готові:

• Розподіліть ролі серед команди:
Реєстрація
Підтримка спікерів
Модерація чату

• Переконайтеся, що приміщення підходить для формату і цілей івенту:
Затишне і підходить для формату
Відокремлене від зовнішніх подразників
Можливість персоналізації
Правила локації щодо укриття
Вентиляція, наявність відключень світла, тощо.

В день івенту

• Організація:

Перевірте готовність:

• Локації
Чи достатньо стільців?
Чи є фліпчарт та папір?
Маркери для фліпчарту?
Чи зручно людям заходити та виходити?
• Техніки
Ноутбук
Зарядний пристрій
Клікер
Проектор

Забезпечте наявність усіх необхідних матеріалів та інструкцій для команди.

• Проведення:
Контролюйте дотримання розкладу.
Допоможіть спікерам та учасникам взаємодіяти один з одним.
Відслідковуйте обрані метрики успіху.
Висвітлюйте подію для інших учасників спільноти, які не змогли доєднатись, та, опційно, назовні.

Забезпечте якісну модерацію:

Дискусій
Сесій запитань-відповідей

Важливо: підготуйте резервні питання для кожного спікера

• Фіксація:
Фотографування
Запис івенту

• Збирайте фідбек у реальному часі:
Коментарі
Запитання
Zoom survey
Zoom poll

Після івенту

• Збір зворотного зв’язку:
• Підготуйте та надішліть анкету зворотного зв’язку учасникам.
Коментарі
Відгуки
Побажання

• Аналіз:
Проведіть ретроспективу івенту з командою.

• Пост-комунікація:
• Надішліть учасникам матеріали івенту:
Записи
Презентації
• Подякуйте за участь:
учасникам
спікерам (пост або відгук в LinkedIn)
партнерам
• Передайте контакти зареєстрованих учасників заходу партнерам (якщо це було попередньо обговорено і ця умова додана в реєстраційну форму)

Подальші дії:

1. Використовуйте зібраний фідбек для покращення наступних івентів.
2. Розгляньте можливість організації наступного івенту на основі запитів учасників.
3. Підтримуйте звязок з експертом/експерткою, передайте йому відгук в тому форматі, про який ви домовилися.
4. Якщо формат незвичний чи спрацював неочікуваним для вас чином, то приходьте про нього розповідати в МетаСпільноту.